Weinig merken, zoals Google, zijn gewone woorden geworden in ons dagelijks taalgebruik. Slack is een van de weinige die deze eer te beurt valt. Terwijl een teamgenoot Googlet voor tips om een ​​probleem op te lossen, loert een ander met de melding dat er naar een oplossing wordt gezocht.

Voor velen heeft Slack e-mail ingehaald als het dominante communicatiemiddel. En net zoals sommigen worstelen met onhandelbare e-mailinboxen, proberen vele anderen hun Slack te temmen.

Dus hier zijn 12 handige tips om het meeste uit Slack te halen en het te gebruiken om te verbeteren wat u doet in andere programma’s.

1. Stel herinneringen in voor belangrijke taken in kanalen of directe berichten

Je hebt waarschijnlijk Slack Herinneringen gebruikt of ervan gehoord. Of het nu is om iemand eraan te herinneren terwijl u altijd op vakantie bent of gewoon zodat u die optimalisatie niet vergeet, plan een herinnering om op de hoogte te blijven van belangrijke taken.

Gebruik de slash-opdracht om herinneringen in kanalen of directe berichten in te stellen.

Schermafbeelding Slack-app, januari 2023

Noot van de redactie: er zijn drie soorten schuine streep-opdrachten: die zijn gemaakt door Slack, die zijn gemaakt door apps van derden en die zijn aangepast door uw organisatie. In dit artikel vind je meer informatie over het gebruik van slash-opdrachten voor Slack.

2. Maak trefwoordmeldingen voor specifieke updates

Voel je je overweldigd door alle meldingen van de talloze kanalen die belangrijk zijn maar te veel tijd kosten om te volgen? U kunt kanalen dempen terwijl u trefwoordmeldingen instelt, zodat u alleen een melding ontvangt wanneer specifieke termen verschijnen.

Open het gedeelte Meldingen in uw Slack-voorkeuren en selecteer het gedeelte “Mijn zoekwoorden” om uw lijst in te stellen. Als er nieuwe projecten verschijnen en andere eindigen, kunt u uw lijst met zoekwoorden verfijnen om alleen de meest relevante updates bij te houden.

Schermafbeelding Slack-app, januari 2023

3. Plan een vergadering zonder Slack te verlaten

Het moeten schakelen tussen programma’s of applicaties is misschien wel de grootste bron van tijdverspilling. Het plannen van vergaderingen is ongetwijfeld een van de meest voorkomende dagelijkse taken. Goed nieuws: je kunt dit doen zonder Slack te verlaten en minder hectische dagen te hebben.

Eerst moet u de Google Slack Calendar- of de Outlook Slack Calendar-app downloaden. Wanneer u vervolgens aan het chatten bent met een contactpersoon, klikt u op het bliksemschichtpictogram om een ​​menu weer te geven met de optie om de vergadering te plannen.

Schermafbeelding Slack-app, januari 2023

4. Houd belangrijke mensen en kanalen aan de top

Gebruik de sterfunctie om een ​​persoon of kanaal te vergrendelen zodat deze altijd bovenaan wordt weergegeven om scrollen en zoeken naar belangrijke contacten te voorkomen. Er verschijnt dan een uitgelichte categorie in het linkernavigatievenster om prioriteit te geven aan contacten of kanalen die u nooit wilt missen.

Schermafbeelding Slack-app, januari 2023

5. Integreer je e-mails met Slack

Het is vaak gemakkelijker om iets als groep te bespreken via Slack dan via e-mail, vooral als er veel ontvangers bij betrokken zijn. Slack kan hier helpen door gebruik te maken van het vermogen van Slack om inkomende e-mails te ontvangen.

Stel een e-mailadres in dat Slack als ontvanger kan gebruiken. Stuur dan automatisch of handmatig mail door naar dat adres. Dan ontvang jij (of de ontvangers van je Slack-kanaal als je een kanaal gebruikt) de e-mail binnen het kanaal en kunnen ze gemakkelijker binnenkomen.

6. Sorteer Slack-kanalen in secties voor snelle navigatie

Een andere organisatorische truc is om kanalen in groepen te combineren. Enkele veelvoorkomende groeperingsbenaderingen zijn het organiseren van kanalen op team, projectonderwerp of leveringsperiode.

Omdat de secties bewerkbaar zijn, kunt u van de ene groepering naar de andere overschakelen, net zoals u e-mails van de ene map naar de andere zou sturen.

Met kanalen die in secties zijn gegroepeerd, kunt u alle secties behalve de belangrijkste minimaliseren en uw aandacht richten op de gesprekken die er het meest toe doen.

7. Stuur berichten rechtstreeks vanuit elk tekstvak met /msg

Zou het niet fijn zijn om niet naar een contactpersoon te hoeven zoeken om ze een bericht te sturen? Dit is echt mogelijk. Stuur een bericht naar iedereen vanuit een willekeurig tekstvak met de opdracht /msg.

Screenshot van de Slack-app van Publisher, januari 2023

8. Maak gebruik van de workflowbouwer om frequente verzoeken te stroomlijnen

Als je vaak dezelfde reeks vragen krijgt, gebruik dan de workflowbouwer van Slack om intakeformulieren te maken.

Dit bespaart u niet alleen tijd doordat u in één keer alle informatie krijgt die u nodig heeft, maar het helpt de vragende partij ook om te begrijpen wat u nodig heeft om hen te helpen. U hoeft niet meer heen en weer te gaan om niet-gerelateerde stukjes informatie op te pikken. Krijg het allemaal tegelijk en herhaal voor iedereen die erom vraagt.

9. Gebruik Slack met uw projectmanagementtools

Hoewel alle projectbeheertools goed doordacht zijn, hebben ze de uitdaging om ze te moeten beheren naast het beheer van het project dat ze moeten stroomlijnen. Soms kan het lijken alsof het beheren van de projectmanagementtool net zoveel werk is als het project zelf.

Slack kan ook de noodzaak verlichten om op twee afzonderlijke platforms te werken door meldingen van projectbeheertools in te schakelen.

De meesten van hen, zoals Asana, Trello of Monday.com, hebben integraties met Slack die dubbele meldingen ondersteunen waarbij waarschuwingen naar Slack gaan, naast weergave in de eigen interface van de projectbeheerprovider.

10. Ontvang updates via een RSS-link

In zeldzame gevallen wilt u misschien meer updates van Slack. Wanneer een leverancier een nieuwe dienst lanceert, maakt een klant een belangrijke aankondiging of rond grote evenementen zoals de Super Bowl of een verkiezing. Mogelijk hebt u alle updates nodig die u kunt verzamelen.

Een RSS-feed is in dergelijke gevallen een grote hulp. Wat nog beter is, is een RSS-feed die rechtstreeks op uw Slack is aangesloten, waar u ze naadloos kunt doorsturen naar collega’s of kunt opslaan voor referentie. Niet alle RSS-feeds kunnen met Slack werken, maar u kunt verwijzen naar de feeds die dat wel doen.

conclusie

Benader 2023 en uw volgende Slack-vergadering met optimisme. Vergeet niet uw plant water te geven, mis de inkomstenoproep van uw klant en beperk uw meldingen tot de meldingen die er echt toe doen met de belangrijkste zoekwoorden.

Meer middelen:

Uitgelichte afbeelding: Kaspars Grinvalds/Shutterstock

Source link