In september stemden de medewerkers van Search Engine Journal voor goedkeuring van een proef met een vierdaags werkweekschema!

We voeren het programma uit in samenwerking met 4 Day Week Global als pilot van zes maanden.

Een van de belangrijkste principes van de interne proef is dat deze door de werknemer wordt geleid. Daarom vroeg het management om een ​​stem van de werknemers over het al dan niet starten van de proef. De directie stelde ook een werknemerscommissie in om zorgen te horen en een beleid inzake oordeelsvorming te implementeren.

We zijn ongeveer halverwege de test en ik wilde schrijven over enkele van de successen en uitdagingen die we tot nu toe zijn tegengekomen.

Als u overweegt een vierdaagse werkweektest voor uw bedrijf te implementeren, hoop ik dat deze informatie u helpt om u voor te bereiden!

Vierdaags werkweekprogramma

Het vierdaagse werkweekexperiment heeft een aantal belangrijke principes:

Het zou voor iedereen moeten werken. Mensen moeten niet op andere manieren proberen meer tijd in hun week te proppen. Het moet 100% loon, 80% tijd en 100% productiviteit zijn. Het eindresultaat zou het leven tijdens de werkweek beter en minder stressvol moeten maken, niet meer stressvol.

De grootste uitdagingen bij een vierdaagse werkweek

Als je dit artikel leest, ga ik ervan uit dat je al aan boord bent met de potentiële voordelen van vierdaagse werkweken.

We hebben veel voordelen ervaren en ik zal ze in een toekomstig artikel bespreken.

Laten we eens kijken naar de uitdagingen die we hebben ontdekt met het pilotprogramma en de oplossingen die we tot nu toe hebben geïmplementeerd.

Een vierdaagse werkweek heeft verschillende implicaties voor verschillende teams

Teams die met iemand van buitenaf te maken hebben, kunnen een moeilijkere aanpassing aan vierdaagse weken hebben.

Externe teams zoals sales, accountmanagement en media verliezen een dag waarop hun contacten belangrijke of tijdgevoelige berichten kunnen sturen.

Als de agenda van uw bedrijf niet effectief wordt gecommuniceerd, kan dit leiden tot frustratie en gemiste deadlines.

Deze teams hebben mogelijk aanvullende zorgen over de KPI’s waarvoor ze verantwoordelijk zijn en of ze oproepbaar moeten zijn om dringende problemen op te lossen die zich tijdens hun vrije dagen voordoen.

We besloten de verleiding te weerstaan ​​om alternatieve oplossingen te zoeken die de hele week dekking zouden garanderen.

Dit werkt mogelijk niet voor uw bedrijf. Zoals 4 Day Week Global zegt, is er niet één oplossing die voor elk bedrijf werkt.

We hebben uitgebreid gesproken over de mogelijkheid om verschillende teams of verschillende medewerkers verschillende uren te laten werken.

Vierdaagse weken zijn echter een moeilijke aanpassing, en hoe ingewikkelder je het intern maakt, hoe groter de kans dat je geen volledige bedrijfsbrede implementatie krijgt.

Veel bedrijven hebben werknemers die behoefte hebben aan extra uren.

Om het eerlijk te houden en te voorkomen dat sommige medewerkers extra lasten op zich nemen, hebben we besloten dat iedereen dezelfde vrije dag moet nemen en dat als sluitingstijd moet worden gehanteerd, in ieder geval tijdens onze test.

Er zijn een paar situaties geweest waarin mensen op vrijdag overuren maakten (ik heb het maar twee keer gedaan), maar over het algemeen merken we dat de verleiding minder groot is als iedereen op dezelfde dag observeert. Het is makkelijker om de culturele boodschap vast te houden dat we een dag gesloten zijn.

Dus hoe los je problemen op waar externe teams tegenaan lopen?

Heldere communicatie is ons antwoord. Maak uw nieuwe planning openbaar en neem contact op met externe belanghebbenden om hen hiervan op de hoogte te stellen.

U moet voortdurend herinneringen sturen. Het is goed om de informatie op uw website, e-mailhandtekeningen en berichten die u extern verstuurt, te plaatsen.

Dit vereist de steun van het leiderschap en alle medewerkers om ervoor te zorgen dat externe teams niet zwaarder worden belast dan andere.

Dit zijn we nog aan het implementeren. Verschillende teams hebben verschillende communicatieverantwoordelijkheden.

Een vierdaagse werkweek heeft een andere uitwerking op deeltijd- en uurwerknemers en aannemers

Voor werknemers in loondienst is de berekening van de vierdaagse werkweek vrij eenvoudig: 100% salaris, 80% tijd, 100% productiviteit.

SEJ heeft wereldwijd mensen in dienst en heeft een verscheidenheid aan verschillende contracten en overeenkomsten. We hebben een aantal fulltime contractanten, een aantal parttime contractanten en zelfs enkele uurregelingen.

Hoe ervoor te zorgen dat de vierdaagse werkweek voor alle partijen gelijk is, is een uitdaging die we blijven aangaan.

Onze prioriteit is een door medewerkers geleide benadering van deze vragen.

Omdat we zoveel verschillende soorten arbeidsovereenkomsten hebben, is de beste manier om het programma voor elk type werknemer te beheren een doorlopend gesprek, en contractuele werknemers hebben vertegenwoordiging in de interne commissie die tijdens de proef beleidsbeslissingen neemt.

We hebben verschillende opvattingen blootgelegd over hoe we de verschillende regelingen het beste kunnen aanpakken, en het personeelscomité heeft een aantal mogelijkheden aan de leiding voorgelegd.

We gebruikten bestaande informatie van 4 Day Week Global, met name enkele van de casestudy’s, om onze gesprekken te leiden.

Maken vakanties driedaagse weken?

Tijdens de tweede week van onze test kwamen we uit op een driedaagse werkweek.

Dit zorgde voor enige frustratie en bezorgdheid. Deze verlenging van verkorte uren legt een grote druk op werknemers die aan prestatie-KPI’s moeten voldoen.

Een deel van het probleem is dat we een beleid hadden dat de naleving van feestdagen die in het weekend vallen, verplaatste naar doordeweekse dagen. We hielden feestdagen op vrijdag en zondag op maandag.

Met de vierdaagse werkweek besloten we dat we dit beleid moesten wijzigen.

Feestdagen die op vrijdag en zaterdag vallen, worden tijdens de werkweek niet meer in acht genomen. Feestdagen die op een doordeweekse dag vallen en feestdagen die op een zondag vallen, resulteren nog steeds in vrije dagen.

Op die manier kunnen werknemers nog steeds profiteren van af en toe een extra korte week, maar creëren we niet te veel stressvolle weken met minder tijd om dingen voor elkaar te krijgen.

Vierdaagse weken verergeren bestaande productiviteitspijnpunten – dat is eigenlijk een goede zaak

Als u worstelt met uw workflow of productiviteit, zal experimenteren met vierdaagse weken ze urgent maken.

En dat is goed.

Het is gemakkelijk om zo verstrikt te raken in het dagelijkse werk en de meest kritieke deadlines waarmee u te maken krijgt. Of u nu een individuele werknemer, een team of een bedrijf bent, het is moeilijk om tijd te vinden om de efficiëntie te verbeteren en obstakels weg te nemen.

Een dag missen maakt dit werk urgent en noodzakelijk. Het laat je ook zien waar de grootste pijnpunten zitten.

Dit komt misschien als een kleine schok. Als je een bepaald proces hebt dat veel tijd in beslag neemt (zoals, ik weet niet, vergaderingen), wordt het ineens een stuk problematischer voor alle betrokkenen.

We vonden dit zeer informatief en het was een grote duw die we allemaal nodig hadden om inefficiënties als team aan te pakken.

We werken er nog steeds aan. Het probleem met minder tijd is dat je minder tijd hebt.

Maar dit is waar we geloven dat onze door medewerkers geleide inspanningen van cruciaal belang zijn: onze medewerkerscommissie die toezicht houdt op het programma is gemachtigd om beslissingen te nemen en doelen te stellen. Alle medewerkers zijn uitgenodigd om hun ervaringen, worstelingen en suggesties te delen via een anonieme ideeënbus.

Om dit programma te laten werken, heb je de waarheid nodig:

Wie heeft het gevoel dat hij moet overwerken? Wie is het meest gestrest over de show en waarom? Denkt iemand dat de implementatie oneerlijk is geweest?

Dit zijn geen waarheden waar iedereen zich prettig bij voelt om zijn naam aan te verbinden of direct leiderschap op zich te nemen.

Daarom vond SEJ het belangrijk om een ​​werknemerscommissie op meerdere niveaus te hebben die niet alleen bevoegd is om de zorgen van werknemers te horen, maar ook om beslissingen te nemen over het programma.

Hoe werkt de vierdaagse werkweek van SEJ?

Zoals je kunt zien, hadden we veel uitdagingen! Het bovenstaande is geen uitputtende lijst van de obstakels en struikelblokken die we onderweg hebben gehad.

We zijn ongeveer halverwege het programma en hoewel we nog veel problemen moeten oplossen, is het algemene gevoel positief.

We hebben beslist een aantal grote vragen te beantwoorden en een aantal grote workflowproblemen die moeten worden aangepakt.

De vierdaagse werkweek geeft ons niet alleen meer controle over ons persoonlijke leven, maar dwingt ons ook om bestaande problemen op te lossen die we anders misschien niet hadden geprioriteerd.

We verzamelen feedback van alle teamleden over het programma terwijl we verder gaan. Ik zal binnenkort een update schrijven om enkele van de resultaten te bespreken.

Meer middelen:

Uitgelichte afbeelding: Paulo Bobita/Search Engine Journal

Source link